Missions de l’assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :

•  Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….

• Gestion des agendas

• Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)

• Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration), conventions annuelles, …

• Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)

• Suivi des abonnements de la DJA

• Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau Excell).

• Mise à jour du site intranet du Groupe

Missions plus particulières :

• Budget
  - Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
  - Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
  Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)

• Gouvernance
  - Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration : Diligent
  - Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
  - Convocations des membres des Conseils d’administration
  - Registre de présence
  - Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
  - Transcription des PV Boards et AG sur les registres 
  - Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
  - Gestion des notes de frais des administrateurs
   
• Liste des initiés du Groupe
  - Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
  - Suivi des courriers d’entrées/sorties
   

Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et/ou d'assurances.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.

Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Rejoindre SPIE, c'est aussi..

•   Mutuelle et Couverture Familiale Avantageuses : Nous offrons une mutuelle avec une couverture familiale à un prix avantageux, avec 60% de la prime prise en charge par la société.
• Congé d'Ancienneté : Votre loyauté et votre engagement sont récompensés aux congés supplémentaires d'ancienneté.
• Programme Share for You : Vous avez l'opportunité de devenir actionnaire de SPIE grâce à notre programme d'actionnariat salarié, vous permettant de participer aux succès de l'entreprise.
• Augmentation Annuelle : Nous valorisons votre contribution et votre développement professionnel avec des augmentations salariales annuelles.
• Restaurant d'Entreprise : Profitez d'un restaurant d'entreprise à un prix avantageux.
• Promotion de l'Équité et de l'Inclusion : Chez SPIE, nous croyons en la diversité, l'équité et l'inclusion. Nous nous engageons à créer un environnement de travail où chacun est valorisé, respecté et inclus.
• Belles Perspectives d'Évolution : En tant que groupe international, SPIE offre des opportunités exceptionnelles d'évolution de carrière. Vous aurez la possibilité de développer vos compétences et d'explorer de nouvelles perspectives au sein de notre réseau.
• Télétravail : 2 jours par semaine.

En plus de ces avantages, SPIE propose un environnement de travail stimulant, des opportunités de développement professionnel et la chance de contribuer à des projets innovants dans le domaine de l'énergie et des services.