SPIE ICS recherche un.e Assistant.e de Département, dont le rôle principal sera d’assister le responsable du département dans ses diverses missions. La personne retenue apportera un soutien administratif essentiel et contribuera au bon fonctionnement de l’entité.

Missions Principales

• Assistance au Responsable : Assister son responsable sur les domaines métiers à sa demande, et, au besoin, instruire les dossiers pour le compte de son manager.
• Planification et Organisation : Planifier et organiser les réunions (élaboration de l'ordre du jour, réservation de salles, rédaction des comptes rendus et suivi des actions à mener).
• Gestion des Délégations : Gérer et suivre les délégations de pouvoirs au sein de l’entité.
• Accueil : Assurer l’accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs.
• Événements : Organiser des manifestations destinées aux clients, partenaires et au personnel.
• Intendance : Assurer le relais des moyens généraux en termes d’intendance (gestion des voyages, fournitures, etc.).
• Suivi Clients : Gérer le suivi des réclamations et des résiliations clients de son entité.
• Travaux Administratifs : Réaliser des travaux administratifs et de secrétariat pour le compte de son entité.
• Opérations Marketing : Participer à la gestion des opérations marketing, de communication et commerciales, et assurer le reporting sur certains indicateurs.
• Appels d'Offres : Contribuer aux appels d’offres en fournissant le soutien nécessaire
• Budget Co-Marketing : Émettre les demandes d’achat (DAI et DACI) et gérer le budget co-marketing de son entité.
• Qualité et Sécurité : Appliquer les procédures « Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement » en vigueur et participer à l’amélioration continue des processus.

Profil Recherché

Compétences : Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, aisance relationnelle et bonne maîtrise des outils bureautiques.

Expérience : Une expérience préalable dans un rôle similaire est souhaitable.

Qualités Personnelles : Rigueur, proactivité, autonomie et sens de la confidentialité.

Vos futurs avantages :
Nous offrons entre autres des indemnités repas de 10€ par jour travaillé (prises en charge à 60 % par l'entreprise).  De plus, un intéressement et une participation aux bénéfices sont prévus, ainsi qu'un CSE avantageux, une prime vacances. Nous proposons également un programme d'actionnariat pour les salariés, vous permettant de devenir acteur de notre succès.

Prérequis d’accès à l’emploi :

• Expérience en assistanat de direction/département
• Anglais souhaité

Connaissances requises :

• Maîtrise du pack Office
• Maîtrise d’outils collaboratif (SharePoint…)
• Connaissance de la gestion des appels d’offres (appels d’offres électroniques)

Qualités requises :

• Bonne présentation
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Organisation, pro activité, sens de la discrétion et de la confidentialité
• Orienté client et apte à gérer des situations difficiles

Le suivi :
Votre manager vous accompagnera au quotidien. En parallèle, la Direction des Ressources Humaines et l’équipe recrutement vont assurer votre bonne intégration au sein de nos équipes, en anticipant vos premiers pas chez SPIE ICS.

Ce programme d’on-boarding se fait sur site et au travers d’un parcours digitalisé avec des étapes clé, des points d’échanges et des moments de convivialité au sein des équipes.

L’évolution :
L’implication, le sérieux et le dynamisme dont vous ferez preuve permettront à votre manager, ainsi qu’au service RH, de vous proposer différentes évolutions tout au long de votre carrière.

SPIE ICS promeut la mobilité interne au sein de la filiale et du Groupe (horizontale, verticale, géographique).

Processus de recrutement :
Un premier entretien avec l'un(e) de nos chargé.es de recrutement, un second entretien avec un opérationnel.

Disponibilité :
Dès que possible

Chez SPIE ICS, nous nous engageons à intégrer la compétence NR (Numérique Responsable) afin de promouvoir des pratiques durables et éthiques au sein de notre organisation.

Nous valorisons la diversité et encourageons les candidats de tous horizons, y compris les personnes en situation de handicap, à postuler pour enrichir notre entreprise de leur perspective unique.

Vous rejoindrez SPIE ICS au sein d’un périmètre certifié ISO 27001, ce qui vous conférera des responsabilités en matière de sécurité de l’information.

•Maîtrise du pack Office
•Maîtrise d’outils collaboratif (SharePoint…)
•Connaissance de la gestion des appels d’offres (appels d’offres électroniques)
•Connaissance AX, et autres outils internes