WIE is spie Belgium ?
SPIE Belgium helpt haar klanten enerzijds bij het ontwerp en de bouw van hun technische uitrusting en anderzijds bij de exploitatie en het onderhoud van hun installaties.
Jouw SPIEcialisatie als Administratief en commercieel assistent(e)
SPIE is aanwezig op de meest uiteenlopende industriële werven in België. Wij helpen onze klanten enerzijds bij het ontwerp en de bouw van hun technische uitrustingen en anderzijds bij de exploitatie en het onderhoud van hun installaties.
SPIE Belgium is op zoek naar een Management Assistant voor een contract van onbepaalde duur binnen de Administratieve en Financiële Directie (DAF).
Als Management Assistant speel je een sleutelrol in de dagelijkse ondersteuning van de financiële directie. Onder toezicht van de Financieel Directeur bied je administratieve en organisatorische ondersteuning aan het management van de afdeling.
In het kader van uw ondersteunende functie bij de financiële directie bent u verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Proactief beheer van de agenda van de financiële directie: planning en prioritering van interne en externe meetings, gesprekken, reizen, enz.
- Filteren en verwerken van communicatie op basis van belangrijkheid: beheer van telefoongesprekken, brieven en e-mails
- Opstellen en verspreiden van communicatie op verzoek van de directie: e-mails, rapporten, verslagen, interne en externe nota’s.
- Fungeren als interface tussen de financieel directeur en de interne en externe belanghebbenden.
- Volgen en bijwerken van specifieke dossiers: documentatie, bedrijfsgeschenken, procedure, ondernemingsraad, specifieke comités, enz.
- Ondersteuning bij onderzoek en analyses met betrekking tot financiële projecten, opvolging van deadlines en de voortgang van de initiatieven van de financieel directeur, coördinatie van verzoeken of updates tussen afdelingen.
- Organisatie en voorbereiding van meetings: planning van vergaderingen van de raad van bestuur, uitvoerende en operationele comités, ontvangst van bezoekers, opstellen van agenda's, notulen en opvolging van acties.
- Documentbeheer: onderhoud van fysieke en digitale archiveringssystemen, organisatie van financiële documenten, rapporten en presentaties, waarbij de vertrouwelijkheid en veiligheid van gegevens wordt gewaarborgd.
- Opstellen van meertalige documenten: rapporten, verslagen en nota’s in het Nederlands, Frans en Engels.
- Administratief beheer: aanmaken van bestelbonnen, verwerken van onkostennota's en terugbetalingen
- Het maken van presentaties en visuele ondersteuning: PowerPoint en andere tools met data-analyse, voorbereiding van grafieken en tabellen.
- Logistieke ondersteuning: beheer van kantoormateriaal, coördinatie met leveranciers en opvolging van de administratieve middelen van de financiële afdeling. Incidentele deelname aan de opvolging van de budgetten en uitgaven van de afdeling.
WAT MAAKT JOU ZO SPIEcialist ?
Je bent een echte administratieve steunpilaar, veelzijdig en altijd bereid om uitdagingen met een glimlach aan te gaan. Je taken zijn gevarieerd en vereisen nauwkeurigheid, discretie en gevoel voor organisatie.
Uw troeven om in deze functie te slagen:
- U hebt de nodige kennis opgedaan via een administratieve opleiding (bachelorniveau) of gelijkwaardige ervaring.
- Ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt.
- U beheerst het Frans, Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- U beschikt over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
- U beheerst het Office-pakket en gangbare IT-tools goed.
- Een goede kennis van financiële terminologie en rapportages is een echte troef.
- U hebt een scherp gevoel voor vertrouwelijkheid en naleving van compliance-normen. U gaat discreet, professioneel en betrouwbaar om met gevoelige informatie.
- Uw nauwkeurigheid, gevoel voor organisatie, proactiviteit en zelfstandigheid zijn de sleutels tot uw succes in deze functie met gevarieerde taken.
- U kunt zich aanpassen aan veranderingen in prioriteiten en planningen en beheert druk met kalmte, terwijl u strakke deadlines respecteert
Waarom SPIEcialist worden ?
- Duurzaamheid is onze SPIEcialiteit
Via energiezuinige en milieuvriendelijke installaties maken onze SPIEcialisten de wereld elke dag een beetje groener. - SPIEcialisten in gezelligheid
Zin om aan de slag te gaan in een groot bedrijf dat aanvoelt als een familie? Wij zijn gespecialiseerd in sfeer maken. - Gelukkige SPIEcialisten, voor minder gaan we niet
Hoe je een SPIEcialist kan herkennen? Aan zijn brede glimlach, natuurlijk!
Wens jij ook aan uitdagende projecten te werken in een gezellige sfeer ? Word dan SPIEcialist !
HOe SPIEcialist worden ?
ONZE VERSCHILLEN VERENIGEN :
SPIE engageert zich voor het promoten van de diversiteit en wil gelijke kansen, behandeling en toegang tot onze selectieprocedures waarborgen. We moedigen alle mensen aan om te solliciteren op onze jobaanbiedingen, ongeacht hun afkomst, huidskleur, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, filosofische overtuiging en handicap.
Gelieve er rekening mee te houden dat geen enkele kandidatuur van een extern consultancy bureau zal worden aanvaard als het bureau niet uitdrukkelijk door SPIE Belgium voor deze opdracht is gemandateerd.
Account aanmaken
